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Comment réorganiser les espaces de travail à l'heure du Covid-19

3 conseils pour réorganiser vos espaces de travail à l’heure du coronavirus

A l'heure du retour au bureau et de la protection des salariés contre le coronavirus, l’agencement de vos bureaux doit aussi être revue pour respecter les règles de distanciation physique et protéger au mieux vos équipes. Voici quelques conseils concrets pour adapter l’aménagement de votre espace de travail ! Si vous souhaitez équiper votre entreprise, nous avons créé une boutique dédiée à la protection contre le coronavirus avec des produits Made in France et éco-responsables. 

Avant de commencer, rappelons un point essentiel : par mesure de précaution, il est important de limiter le nombre de personnes qui retournent dans vos locaux en même temps. Il est indispensable de continuer par une phase où les salariés qui le peuvent continuent en télétravail et viennent au bureau par roulement (voir notre article sur ce sujet).

Pour les espaces de travail, le point essentiel à retenir est le principe de distanciation physique et la distance d’un mètre, qui est celle qui protège une personne du risque de contamination par une autre. 

 

Vos espaces de travail doivent être repensés pour faire en sorte de réduire au maximum le risque que deux personnes dans vos bureaux ne se retrouvent à moins d’un mètre l’une de l’autre et risquent ainsi de se contaminer. Dans son protocole national de déconfinement, le ministère du Travail recommande 4m2 par collaborateur.trice. 

1/ Espacez les postes de travail et utilisez des séparateurs 

Dans les open spaces, très répandus aujourd’hui, le COVID-19 oblige à revoir l’aménagement des locaux pour éviter une trop grande proximité physique favorable à la contamination. 

Si c’est possible, il est conseillé de privilégier des bureaux individuels à l’intérieur des open spaces plutôt que des benchs pendant cette période de déconfinement. Afin de respecter les gestes barrières, éloignez ces bureaux individuels les uns des autres d’au moins 1 mètre, cela limitera les contacts entre collaborateurs.trices. Vous pouvez également proposer un caisson individuel à chaque chacun.e pour ranger équipements et affaires personnelles. 

Si vous n’avez pas le choix et que vos équipes travaillent sur des grands benchs en open space, privilégiez dans ce cas un placement en quinconce, aucune personne ne doit être assise en face à face. 

Pour plus de sécurité, vous pouvez aussi placer des cloisons de bureau ou des écrans de protection en plexiglass pour réduire les risques de contamination. Vos collègues pourront ainsi toujours communiquer entre eux tout en se protégeant ! 

Pour les bureaux en flex office, vous pouvez utiliser des sous-mains en papier jetables pour éviter les contacts entre le collaborateur et la table de travail. Il ou elle pourra ensuite jeter le sous-main à la fin de la journée. Il est aussi important de faire nettoyer très régulièrement les espaces de travail, nous y reviendrons dans un prochain article. 

2/ Limitez l’accès aux espaces communs (salles de réunion, cuisines, espace détente…)

Fini les brainstormings à rallonge, les pots autour de la machine à café… Pour le moment, le respect des règles sanitaires oblige à condamner ou limiter l’accès à ces espaces qui sont pourtant très prisés par toute l’équipe.

Pour les meetings, les réunions virtuelles sont à privilégier dans la mesure du possible. Vous pouvez en organiser en mixte physique / virtuel mais il faut bien faire attention à ne pas se retrouver avec une salle de réunion trop peuplée : c’est l’endroit idéal pour la diffusion du virus. Pour éviter cela, vous pouvez supprimer certaines chaises des salles de réunion pour ne laisser que le nombre correspondant au nombre de personnes autorisées à être dans la salle au même moment. Vive les chaises musicales ! 

Vous pouvez aussi préparer un plan de table pour chaque réunion indiquant où doivent se mettre les différent.es participant.es de la réunion. Comme un mariage ! Cela permet de faire respecter les règles de distanciation. Vous pouvez envoyer ce plan de réunion par mail une heure avant le créneau de votre réunion, l’accrocher sur la porte et le placer également sur la table de réunion. 

Nous vous conseillons aussi de drastiquement limiter l’accès à vos espaces détente comme la cafétéria et le coin cuisine. Pour les pauses midi, vous pouvez proposer différents créneaux afin de répartir les groupes et éviter qu’il y ait trop de monde en même temps. Délimitez bien votre espace lunch en proposant des places individuelles espacées à 1 mètre de distance les unes des autres. Une autre solution est d’autoriser les salariés à déjeuner à leur poste de travail, même si c’était peut-être interdit jusqu’ici, pour éviter d’avoir à multiplier les aménagements spéciaux. 

Dans son protocole national de déconfinement, le ministère du Travail a listé quelques bonnes pratiques à avoir en tête pour protéger vos équipes dans les lieux communs. 

3/ Affiches, marquage au sol : de l’importance de la pédagogie

Il est très important de faire preuve de pédagogie : n’ayez pas peur d’en faire trop et de marteler les nouvelles règles liées au risque de contamination. En effet, les anciennes habitudes vont vite revenir et il n’est pas toujours facile de garder une distance d’un mètre lorsque l’on travaille ensemble. 

Pour limiter ce risque et éviter la multiplication des contaminations, il ne faut pas hésiter à placer des affichettes un peu partout pour rappeler les gestes barrières et les nouvelles règles en vigueur. 

Partout où les collaborateurs.trices sont susceptibles d’attendre en groupe ou de faire la queue (machine à café, four à micro-ondes, ascenseurs, toilettes….), nous vous conseillons de mettre du scotch ou des marquages (bien visible !) au sol pour matérialiser la distance d’un mètre à respecter entre chaque espace de travail. 

Si c’est possible, vous pouvez aussi définir un sens de circulation dans certains espaces ou bien dans l’ensemble de vos locaux en scotchant des flèches au sol, pour éviter que vos collaborateurs.trices ne se croisent trop. 

Gardez la distance (d’un mètre) ! Voilà la règle de base pour ré-organiser vos locaux pendant la période de la crise sanitaire. En espérant que cela ne durera pas trop longtemps ! 

Dans un prochain article, nous reviendrons sur les nouveaux besoins en nettoyage, désinfection et décontamination des locaux, du fait du COVID-19. 

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