3ème épisode de notre série sur le retour au bureau post-confinement, nous nous intéressons dans cet article au rôle des office managers dans cette période sanitaire inédite. Organisation des équipes, onboarding des nouveaux salariés, amélioration du bien-être, gestion du bureau… les office managers sont des postes clés dans les startups pour assurer le quotidien au bureau et la bonne intégration des équipes !
Pour parler déconfinement, télétravail et retour au bureau, nous avons interviewé Ombline Tardiveau, Office & Happiness Manager de la licorne Meero, plateforme de mise en relation entre photographes professionnels et entreprises. Meero compte aujourd’hui 800 employé.es dont 500 à Paris.
Pouvez-vous nous expliquer votre poste d’Office & Happiness Manager chez Meero ?
En tant qu’Office Manager, je m’occupe de la vie quotidienne des “Meeronauts” au bureau. L’objectif est de créer un espace de travail dans lequel les équipes vont pouvoir être productives, efficaces et créatives. Je m’occupe également de la gestion de tous les prestataires, pour le café, le bâtiment, l’achat de matériel, l’organisation des événements, le ménage et la maintenance.
Mon deuxième rôle d’Happiness Manager chez Meero a pour objectif d’améliorer le bien-être des équipes, s’assurer qu’on va dans la bonne direction, remettre l’employé.e au coeur de l’entreprise ! On met régulièrement en place des “satisfaction surveys” pour avoir les retours des équipes. J’organise aussi souvent des événements en interne avec toute l’équipe.
Concernant les bureaux à l’étranger, je suis régulièrement en lien avec les office managers de New York et Singapour. Dans nos autres bureaux où il n’y a pas encore d’office manager, j’échange directement avec les RH et les membres de l’équipe “Team Expansion”.
Comment s’est passée cette période de confinement avec les équipes en télétravail ?
Les équipes ont été mises assez rapidement en télétravail, un peu avant le début du confinement. Au début, c’était assez étrange, on avait jamais vécu ça ! On a créé une chaîne sur Slack où chacun racontait son début de confinement chez soi avec des photos : son coin bureau au soleil (ou pas), sa routine matinale, ses mésaventures…
Puis les équipes ont trouvé leur routine au fur et à mesure. Au bout de quelques semaines, on a mis en place des apéros (surtout entre équipes), des cours de sport, des jeux concours... On a fait par exemple un jeu concours sur Slack où on faisait deviner des noms de films à partir d’emojis. Ca a très bien marché !
Comment vos missions ont-elles évolué en tant qu’Office Manager pendant cette période ?
J’ai beaucoup moins de tâches parasites, qui étaient en fait en lien avec la vie de bureau (comme le matériel, l’électricité, etc). Je passe en général beaucoup de temps au bureau à courir d’un endroit à un autre. Pendant cette période de télétravail, j’ai pu davantage réfléchir à des projets de fond. J’ai retravaillé par exemple l’onboarding des salariés pour faire quelque chose de plus personnalisé. J’ai pu avoir une pensée plus stratégique notamment sur l’international.
Je devais moi-même aussi prendre mes marques. Je me suis mise à fond sur la communication sur Slack quitte à surcommuniquer avec l’équipe en cette période. On a aussi mis en place un questionnaire de satisfaction pour avoir les retours des employé.es sur comment Meero avait répondu à la crise.
Je prépare bien sûr aussi l’après, le déconfinement. Il ne faut pas forcément attendre les mesures du gouvernement, il faut prendre de l’avance.
Avez-vous des conseils en tant qu’Happiness Manager pour prendre soin des équipes en télétravail ?
Je conseille aux Happiness Managers de s’entourer d’autres Happiness Managers. Je suis moi-même sur un Slack pour échanger avec d’autres office managers. Cela permet de rester motivé.e et d’avoir de nouvelles idées !
Il faut aussi organiser des rendez-vous réguliers avec tous les employé.es. On a organisé des réunions en visio avec toute l’équipe de Paris. On présente ce qu’il s’est passé les dernières semaines, une équipe présente un projet, etc. Il y a ensuite un temps de Q&A pendant lequel les Meeronauts peuvent poser toutes leurs questions.
Je conseille aussi de prendre quelques cafés virtuels avec des personnes du bureau pour prendre la température.
Comment s’organise le retour au bureau chez Meero ?
Toute l’équipe de Paris va rester en télétravail jusqu’au 2 juin minimum en fonction de l’évolution de la situation. On ne veut faire prendre aucun risque à nos salariés. Etant dans le tertiaire, la majorité de nos équipes peuvent travailler en télétravail. Moi-même, je peux passer qu’une fois par semaine au bureau si je m’organise bien.
Quelles précautions et quelles mesures allez-vous mettre en place pour le retour au bureau ?
Je suis en train de passer des commandes pour des masques et du gel hydroalcoolique pour les équipes.
Il faudra aussi faire beaucoup d’éducation, afficher les gestes barrières partout dans le bureau et communiquer sur Slack sur ces bonnes pratiques.
Est-ce que les équipes de Meero ont envie de revenir au bureau ?
Tout le monde a très envie de revenir mais personne ne veut prendre de risque inutile pour sa santé ou son entourage. On a très envie mais on ne peut pas pour l’instant !
Est-ce que cette crise du coronavirus vous interroge aussi sur vos pratiques éco-responsables au bureau ?
C’est un sujet très important pour moi ! On a encore des progrès à faire sur ces problématiques. Mais on va se pencher dans les prochains mois sur une politique RSE et environnementale pour mettre en place de nouvelles pratiques.
Merci à Ombline pour son précieux feedback. Si vous cherchez des idées sur comment protéger les équipes contre le coronavirus, consultez notre boutique dédiée sur le sujet et n'hésitez pas à nous contacter.