Podcast Hybride - épisode #2 : Fabien Girerd - Fondateur de Jooxter 🎙️

🎙️ Découvrez le 2ème épisode de notre podcast Hybride 🎙️

Pour ce nouvel épisode, nous avons eu le plaisir de recevoir Fabien Girerd, Fondateur de la startup Jooxter spécialisée dans le développement de solutions technologiques autour du travail hybride. 

Mesurer le taux d’occupation des espaces de travail, connecter les salariés au bureau et les salariés à distance, décider de réduire la superficie de ses bureaux… des problématiques auxquelles sont confrontées de nombreuses entreprises aujourd’hui.

Au programme de ce nouvel épisode : 

▶️ Quelles sont les best practices pour mettre en place le flex office ? 

▶️ Comment avoir une bonne gestion de son espace de travail quand on a une partie de ses équipes au bureau et à distance ?

▶️ Comment la technologie va-t-elle jouer un rôle dans la gestion des espaces de travail ?
 
Bonne écoute ✨

Timothée : Bonjour à tous, bienvenue dans ce deuxième épisode du podcast Hybride, le podcast de Bluedigo sur les nouveaux espaces de travail d’aujourd’hui et de demain. Je suis Timothée, co-fondateur de Bluedigo. Dans chaque épisode j’ai le plaisir de recevoir une invitée, un invité pour décoder l’avenir du bureau et l’hybridation des espaces de travail qui s’est fortement accéléré depuis la crise sanitaire. Pour ce nouvel épisode d’Hybride j'ai le plaisir de recevoir Fabien Girerd, fondateur et CEO de Jooxter. Bonjour Fabien !

Fabien : Bonjour Timothée.

Timothée : Merci beaucoup d'avoir accepté notre invitation. 

Fabien : Merci de m’avoir invité pour témoigner sur ce sujet qui me tient à cœur.

Timothée : Fabien, quand on parle aujourd'hui d’espaces de travail hybrides. On parle beaucoup de flexibilité avec des bureaux qui doivent être toujours plus évolutifs, moins rigides et globalement plus modulables. Jooxter propose des solutions innovantes pour optimiser la gestion des espaces de travail. Peux-tu nous présenter Jooxter ?

Fabien : Oui, Jooxter c’est une société que j’ai créé en 2014, il y a 7 ans, avec toujours cette logique qui était d'avoir une solution qui permet aux gens de mieux travailler ensemble. Avec Jooxter, c’est trouver l’espace qui correspond à son besoin en 2 clics. Typiquement ça été à l’origine des salles de réunions soit disant réservées alors qu’elles étaient vides la plupart du temps. Et puis est arrivé le mode du flex qui était pour certains métiers, le conseil, où petit à petit, quand le collaborateur devenait nomade, il n’y avait plus qu'un seul bureau en position de travail mais plusieurs. 

Timothée : Et ça fait combien de temps du coup que tu développes le flex office ?

Fabien : Ça fait maintenant 7 ans qu’on développe des algorithmes autour de la gestion des espaces de travail. Comment optimiser l’utilisation des espaces par rapport aux cultures d’entreprises et à leurs besoins ? De plus en plus on voit que la position de travail individuel, le bureau individuel a tendance à réduire de surface par rapport à des espaces collaboratifs, des espaces agiles. On va pouvoir aller téléphoner, on va pouvoir faire des one to one, on va pouvoir faire des réunions ou on va pouvoir travailler en mode debout, sur toutes sortes d'espaces. Et nous chez Jooxter, l'objectif c'était comment permettre aux collaborateurs d'accéder à ces espaces de la manière la plus simple possible par rapport à des règles. Est-ce que c'est réservable ou pas ? Les voir sur un plan et puis un mobile, un ordinateur ou une simple télé à l'entrée des étages. Et puis pour les gestionnaires, c'était comprendre les besoins, l'offre par rapport aux besoins.

Timothée : Et du coup vous développez, vous avez développé des capteurs pour déterminer un peu les besoins ?

Fabien : Moi je viens du monde du smart building donc quand j’ai créé Jooxter on me disait toujours le bâtiment pour qu'il soit intelligent, à l'époque on disait qu'il fallait réduire l'énergie. Alors moi je disais, mais non, c'est l'occupation. Pour qu’un bâtiment soit vraiment intelligent, il faut qu’il soit pleinement occupé. Cette compréhension de l'occupation passe aussi par des capteurs. Alors soit le bâtiment est intelligent, on est en 2021, il ne l’est pas encore. Il y a 90% des bâtiments dans le parc qui ne sont pas intelligents et donc parfois on va rajouter des capteurs pour comprendre. Cette cabine téléphonique est-ce qu'elle est utilisée, cette salle de réunion soit disant réservée, si il n'y a personne dedans je la libère. C’est cette compréhension de de la mesure d’occupation, qu’après on va pousser des algorithmes pour les collaborateurs. 

Timothée : Et qu’est ce qui a changé depuis la crise sanitaire, est ce que justement les solutions que vous proposez pour l'hybridation, plus de flexibilité. Enfin, comment ça a évolué ? 

Fabien : Il y a quelque chose qui était très intéressant dans le sens où nous Jooxter, dès le départ on était sur le nomadisme, bureau flexible. Et donc une des fonctionnalités en France, c'était que je pouvais savoir où était mon collègue, soit je me mettais en mode privé, je ne le voyais pas, mais sinon je peux dire Fabien aujourd'hui, il travaille dans le bureau de Paris parce que dans Jooxter j'ai le bureau de libre, le bureau de Paris et on pouvait voir où j'étais physiquement sur tel espace. Avant le COVID en France, on me disait non, on veut pas que ça apparaisse, cette notion de voir où est le collaborateur, on ne veut pas savoir. Avec le COVID, ce qu’il s'est passé c'est que cette notion de savoir qui travaille où est devenu fondamentale. Alors pendant la crise, c'était important parce qu'une position sur deux, je la fermais, les salles de réunion je les fermais. Donc il y a des endroits auxquels je ne pouvais pas avoir accès. Et puis après c'était aussi pour la traçabilité des collaborateurs. On leur a demandé, à notre client italien par exemple, qui avaient juste un plateau où ils nous ont dit avant le premier déconfinement de mettre Jooxter sur 5000 positions de travail et dans 50 bâtiments de manière à pouvoir savoir qui est où et maintenant après la crise, on parle d'hybridation, donc je travaille suivant les futurs, suivant les entreprises, soit de chez moi, soit dans d'autres espaces. Et cette notion de retour au bureau qui est fondamentale pour savoir qui est au bureau demain ? C'est devenu une fonctionnalité majeure pour non seulement nos entreprises historiques, mais aussi beaucoup de nouveaux clients de taille plus petite.

Timothée : Et justement par rapport au développement du télétravail, parce que beaucoup d'entreprises ont choisi le modèle mixte bureau plus télétravail. Est-ce que tu penses que c'est un modèle qui va perdurer dans le temps et aussi comment on fait pour avoir une bonne gestion de son espace de travail quand on a une partie de son équipe à distance et une partie dans ses bureaux ?

Fabien : On a entendu beaucoup de choses sur les Américains qui essayaient d’être full remote alors maintenant ils sont plus full remote. Ceux qui sont full remote, on va baisser leur taille. Il y a eu énormément de choses qui se sont dites, moi je crois que ça dépend vraiment des cultures d'entreprises et des secteurs d'activité. Et donc il n'y a pas une règle, c'est en fonction de toutes les entreprises. Mais ce qui est clair c'est que pour attirer des talents, c'est devenu la règle de pouvoir travailler de chez soi, alors ça n'était pas. Il y a énormément, nous, on travaille avec des banques notamment qui en l'espace de 2 mois ont réalisé une transformation digitale qui était prévue sur 3 ans et donc toutes les opérations bancaires peuvent se faire depuis le domicile du collaborateur. Et puis ils se rendent compte que les gens sont plus performants, parfois ils n'ont pas même pas besoin de manager. La crise sanitaire a provoqué un changement fondamental dans la façon dont les organisations fonctionnent. Et ça, ça va durer longtemps. Ça va se traduire par : je suis un cabinet de conseil, j'ai besoin d'attirer des talents, des jeunes diplômés et ils vont impérativement choisir la société qui propose ce type d’organisation.

Timothée : Oui, ça devient de la marque employeur, presque. 

Fabien : Ça devient beaucoup de la marque employeur. Après moi je vois pour ma propre expérience, le télétravail ne fonctionne pas forcément dans tous les cas. Quand on a des nouveaux collaborateurs qui arrivent, quand on va avoir des réflexions de produits, créer du lien, c'est hyper important. Donc pour revenir à la question, c'est que oui, le télétravail et cette hybridation où je peux travailler à distance est importante. Mais après, l'enjeu fondamental c'est comment je maintiens, comment je crée du lien avec les collaborateurs ?

Timothée : Et justement par rapport à ce lien, vous développez des solutions par rapport aux espaces connectés parce que j'imagine que l'enjeu c'est vraiment de connecter le bureau et les personnes à distance. Est-ce que tu peux nous expliquer un peu comment vous faites ? 

Fabien : Nous, c'est justement sur le mode collaboratif, c'est-à-dire que l'utilisateur va utiliser son application Jooxter ou s'il a une application RH dans laquelle il va dire qu’il est en télétravail, on va récupérer cette information. C’est à dire qu' en quelques clics, il va pouvoir dire la semaine prochaine je serai au bureau tel et tel jour. Et cette information, il va la partager avec tous les collaborateurs de son équipe ou des gens d'un projet. Donc on visualise cette information et après, soit il réserve une position de travail, parce que la règle, c'est qu'il faut réserver une position de travail si on travaille soit on la réserve pas, mais déjà on a cette information, qui est important de savoir qui sera présent sur le site. C'est fondamental pour le fonctionnement des équipes et c'est dans une démarche plutôt collaborative, c'est le collaborateur, le manager qui décide et on impose pas parce que c’est à chaque manager et chaque organisation de définir son rythme.

Timothée : Et justement, tu parles des salariés ? Parce que bon, là on a parlé pas mal de la vision des entreprises, comment elles s'organisent ? C'est quoi aujourd'hui selon toi les attentes des salariés ?

Fabien : Celui qui passe en flex il a besoin d'être rassuré, quand on dit que le flex ça fait peur, j’ai plus de bureau, non. Il a tout simplement besoin d'être rassuré, quand il va au bureau, il aura un bureau qui est mis à sa disposition et il va apprécier le fait qu'il y a beaucoup plus d'espaces collaboratifs pour travailler autrement que d’être enfermé dans un bureau vide, tout seul. Et donc l'enjeu c'est ça, c'est si je vais au bureau, c'est pas pour rester tout seul dans mon coin, à moins que j'ai besoin de me concentrer et je peux pas le faire de chez moi. Mais dans la plupart du temps il va au bureau pour travailler avec son équipe. 

Timothée : Et alors justement je suis l'entreprise, je vais mettre en place le flex office. Je veux que ce soit bien organisé et bien reçu par l'ensemble de mes salariés, et cetera. C'est quoi les best practices selon toi ?

Fabien : Le best practice c'est déjà de bien définir les règles et de bien définir le fonctionnement, l'organisation, comment on va fonctionner sans mettre trop de règles. Nous, on voit des organisations qui parfois définissent énormément de règles. C'est un jour de télétravail, pas plus. Je peux pas y aller le lundi ni le vendredi et parfois je voudrais que le système maintienne toutes ces règles. Nous on croit pas trop à ce mode de fonctionnement. Je pense que c'est plus chaque organisation travaille avec ses collaborateurs pour définir comment ils veulent fonctionner. Et après c'est évident que par rapport à une organisation des bureaux classiques où il y avait que des postes dédiés, donc on se rend compte qu’ils sont vides la plupart du temps donc s’ils sont vides la plupart du temps ou à moitié vide je dirais, pourquoi ne pas réduire la logique ? Elle arrive là parce que on voit des bureaux qui sont vides et on manque d'espace, de salle de réunion ou d'espaces collaboratifs. Et c'est là où la logique arrive en disant, on va réaménager ou redéfinir de manière à ce qu’il y ait beaucoup plus d'espaces conviviaux qui auparavant, dans un mode rigide ne le permettait pas. Et ça, ça permet aux collaborateurs d'être on-boardé dans ce nouveau mode de fonctionnement plus facilement. Ce dont il a besoin, et on le voit dans les statistiques parce que là, depuis quelques mois, il y a énormément de gens qui retournent au bureau, la fonctionnalité qu'on a mis en place, par exemple de savoir qui est au bureau demain, c'est quelque chose qui est énormément utilisé par les collaborateurs. 

Timothée : Toi, tu le vois parmi tes clients que la logique ça va être de réduire les mètres carrés ?

Fabien : Pas forcément, ça dépend. Donc on travaille par exemple avec des scale ups, des grosses start-up qui sont en hyper croissance où là concrètement ils se disent mais ça sert à rien, la problématique de ces structures c'est que chaque fois qu'on prend un bâtiment, de toute façon y a pas assez de place et donc nous on va aider justement au fait d’organiser les équipes de manière à ce que ça sert à rien d'avoir beaucoup trop de mètres carrés à moitié utilisé mais d'avoir des espaces bien utilisés. Chez les grands occupants, des cabinets de conseil, il y a une logique d'attente qui est qui est très bien, ils essaient de comprendre, et il y a des chartes maintenant dans les tous les grands groupes, des chartes télétravail qui sont en train d'être signées ou qui sont en train d'être revues. Petit à petit, ils s'équipent de manière à comprendre. Ce qui est important, c'est quand on définit les règles. Après, c'est savoir si les gens les utilisent, les modes de travail. Il faut comprendre et pour comprendre il faut avoir de la data. Donc la data c'est avec une application comme comme la nôtre Jooxter. Donc on va comprendre les patterns comme on dit, les modèles des collaborateurs, combien de fois en moyenne ils travaillent de chez eux ou au bureau et après quels sont les espaces qu'ils utilisent ? Et ça, ça permet de mieux dimensionner, de comparer l'offre par rapport à la demande. Parce que c'est vrai que je pense qu'il y a beaucoup d'occupants qui vont être tentés soit de réduire les surfaces, soit de changer et de faire des réaménagements profonds de ces espaces là. Mais par rapport à ce qui a été dit auparavant, je pense qu’il y a quand même une bonne proportion de bureaux qui va rester avec un rythme, une proportion de 30% d'espaces de travail individuels et 70% de collaboratifs. Des tribus, des zones, des territoires pour que les gens se retrouvent ensemble.

Timothée : Et est-ce que tu vois d'autres tendances s'affirmer dans les espaces de travail ? Parce que là on a parlé de de flexibilité, télétravail, est ce qu’il y a d'autres tendances en 2022 par exemple que tu vois émerger ? Et qui n'existait pas avant. 

Fabien : On voit de plus en plus cette notion d’avoir un hub et puis après des espaces satellites dédiés. 

Timothée :  Comme des tiers lieux par exemple. 

Fabien : Oui tiers lieu, mais c'est plus par rapport à avant de ce que j'observe. Avant on pensait coworking, donc les collaborateurs pouvaient aller dans d'autres espaces, se mélanger et se brasser avec d'autres. Là je pense que c'est plus des satellites dédiés, ça je crois beaucoup. Moi dans dans le domaine des applications, on voit en matière de technologie, de plus en plus d'intégration avec les outils collaboratifs, les calendriers d'entreprises, donc Jooxter, nous par exemple, on est complètement intégré dans dans un Google Calendar ou dans un Exchange pour que le parcours utilisateur soit le plus fluide possible. Et demain on voit, je vais me déclarer en télétravail et le fait que je vais me déclarer en télétravail, automatiquement mon bureau sera libéré, mon parking pourra être libéré et quand je vais au bureau, à l'inverse, j'aurais un parking, j'aurais mon espace de travail. Le contrôle d'accès sera disponible, la cantine saura exactement combien il y a de personnes. Au niveau de la techno, elle a été amenée à évoluer et pendant les 2 dernières années pour les 10, 18 mois, le Smart Building a été un peu, on ne pouvait pas aller dans les bâtiments, donc toute cette logique de bâtiment intelligent n'était pas forcément démocratisée. Il n’y avait pas beaucoup de projets, maintenant il y a beaucoup de projets qui rentrent dans ce domaine là, vraiment comprendre l'occupation des espaces en temps réel et pour pousser des services innovants aux occupants. Et nous on a lancé dernièrement une offre, où finalement on s'est dit qu’on arrivait pendant la crise sanitaire à installer à distance, à fournir Jooxter à distance à l'étranger, on s’est déployé dans 13 pays récemment. Et là ce qu'on va offrir aux plus petites entreprises, c'était un kit. Il nous donne ces plans, on lui envoie par la poste, son plan avec les différents espaces de travail, avec des QR code, plus des capteurs et ce qu'on appelle une passerelle gateway orange. Et il peut tout faire par lui-même. Donc on arrive vraiment à, auparavant cette technologie qui était quand même pour des grands comptes, maintenant on voit bien que cette technologie, elle devient nécessaire pour des plus petites entreprises et grâce à la maturité de nos solutions, on est capable de les déployer beaucoup plus rapidement et sans même se déplacer pour pour nos clients.

Timothée : Merci beaucoup en tout cas Fabien d'avoir répondu à nos questions. 

Fabien : C’était un plaisir.

Timothée : C'était super intéressant. C'est la fin de cet épisode. Merci d'avoir pris le temps d'écouter ce nouvel épisode d'Hybride. Et si vous avez aimé ce podcast, parlez-en autour de vous. N'hésitez pas à le partager et à nous mettre bien sûr des étoiles sur Apple Podcast. À très bientôt sur Hybride.