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Comment organiser le retour au bureau ?

Retour au bureau après le déconfinement : comment s’organiser  

Après presque 2 mois de confinement dûs à l’épidémie du COVID-19, comment organiser le retour de vos collaborateurs.trices au bureau pour les protéger au mieux ? Quelle nouvelle organisation et quelles règles sanitaires mettre en place dans votre nouveau quotidien pour favoriser une reprise de l’activité sans prendre le moindre risque pour la santé de votre équipe ? 

Bluedigo a préparé pour vous une série d’articles sur le thème du retour au bureau post-confinement afin de vous permettre de préparer celui-ci dans les meilleures conditions. Et vous pouvez aussi consulter notre boutique dédiée à la protection des équipes contre le coronavirus : gel hydro-alcoolique Made in France, masques réutilisables... Tout pour rassurer les équipes mais fabriqué en France et éco-responsable. 

Le premier article est consacré aux grands principes à avoir en tête pour préparer votre reprise au bureau. 

1) Limitez le nombre de personnes présentes en même temps dans vos locaux 

Les scientifiques sont tous d’accord sur ce point : le virus adore les lieux fermés, où il peut facilement se répandre. Pour éviter de créer une situation propice à la contagion, il est particulièrement important de limiter le nombre de personnes présentes dans vos locaux à un instant donné pour ne pas faciliter la contamination. 

Concrètement, la première chose à faire est de laisser en télétravail le maximum de personnes. Bien sûr, la vie de bureau manque sans doute à vos équipes et il n’est pas toujours facile de faire avancer des projets à distance mais le télétravail doit continuer à concerner une grande partie des équipes lorsque c’est possible. Vous pouvez d’ailleurs retrouver sur notre blog quelques conseils pour chouchouter votre équipe à distance et nos bonnes pratiques pour ne pas se décourager en télétravail !

Une autre piste pour éviter d’avoir trop de monde en même temps dans vos bureaux est de mettre en place des horaires décalés. D’une façon générale, organisez un roulement des équipes au bureau (équipe A / équipe B par exemple) pour qu’il y ait un minimum de personnes en même temps sur le lieu de travail. Mettez en place un planning de présence à respecter et partagez-le à vos équipes ! Par exemple, chez Bluedigo, à partir du 11 mai, nous avons décidé que pas plus de 50% de l’effectif total pourra être présent en même temps dans les locaux et chaque personne de l'équipe doit “s’inscrire” en amont pour être présent.e au bureau. 

2) Repensez l’organisation de l’espace et la circulation des personnes dans vos locaux 

Nous y consacrerons un article détaillé mais il est clair que les habitudes d’avant la crise vont devoir être mises entre parenthèses le temps que la crise sanitaire soit terminée. Fini les réunions de brainstorming allongés dans le canapé ou les longues pauses café dans la cuisine. 

Le maître mot de la nouvelle norme est désormais la distanciation physique. Il faut repenser les espaces de travail pour faire en sorte que les personnes à l’intérieur de vos locaux soient en permanence à au moins un mètre les uns des autres. 

Concrètement, cela signifie : 

  • d’espacer les postes de travail pour que chaque personne de votre équipe soit au moins à 1m d’une autre. Le Ministère du Travail recommande même 4m2 par salarié dans son protocole national de déconfinement. Si ce n’est pas possible, vous pouvez ajouter des cloisons séparatrices pour limiter les risques de contamination ; 
  • limiter l’accès aux espaces communs comme les cafétérias, les cuisines et les espaces et créer un sens de circulation pour éviter que les gens ne se croisent trop. Vous pouvez utiliser du marquage au sol pour faciliter la communication sur les règles de distanciation sociale. Découvrez ici une liste de bonnes pratiques listées par le Ministère du Travail pour protéger vos équipes dans ces lieux communs. 

Nous consacrerons le prochain article sur les aménagements à apporter dans vos espaces de travail et nous vous donnerons des conseils très concrets pour réduire les risques de contamination. 

3) Renforcez le nettoyage et l’hygiène 

Si vous ne l’avez pas déjà fait, il vous faut prendre contact très vite avec votre prestataire de ménage pour étudier avec lui les nouvelles mesures à prendre pour le nettoyage. En effet, non seulement le COVID-19 est très contagieux mais il a aussi tendance à s’incruster…

D’après une étude américaine, le virus du Covid-19 reste vivant et contaminant de plusieurs heures à plusieurs jours sur différentes surfaces :

  • Jusqu'à 72 heures sur du plastique
  • Jusqu'à 48 heures sur de l'acier inoxydable
  • Jusqu'à 24 heures sur du carton
  • Jusqu'à 4 heures sur du cuivre

Il faut donc prévoir de nouvelles mesures en termes d’hygiène et de nettoyage pour éviter les contaminations. 

Tout d’abord, il faut dans la mesure du possible faire désinfecter vos bureaux avant la première vague de retour, de préférence par une entreprise spécialisée dans ce domaine. Ensuite, il conviendra de désinfecter tous les jours vos bureaux, salles de réunion, toilettes etc… Pour les plus grandes entreprises, vous pouvez aussi prévoir un “local de désinfection” dédié dans votre espace de travail pour désinfecter régulièrement des accessoires et équipements. 

Prévoyez aussi de faire nettoyer aussi régulièrement les objets et accessoires fréquemment utilisés par vos équipes avec de la solution hydro-alcoolique ou un produit spécial verrucide : passez une lingette sur la machine à café, le frigo, la fontaine à eau, les poignées de porte 1 fois par demi-journée… Vous pouvez par exemple prévoir un temps de pause pour la désinfection 2 fois par jour

Nettoyage d'ordinateur

Le respect des gestes barrières s’impose bien évidemment aussi bien dans les locaux de votre entreprise que partout ailleurs. Ces gestes sont bien connus désormais mais cela vaut le coup de les rappeler par des affichettes dans vos locaux pour que vos collaborateurs.trices les aient bien à l’esprit. 

En particulier, incitez les à se laver les mains. Placez un grand flacon de gel hydroalcoolique à l’entrée des bureaux. Placez également d’autres flacons dans plusieurs endroits stratégiques de votre espace de travail. Le must du must serait de donner un petit flacon de gel hydroalcoolique à chaque employé.e posé sur chaque bureau. N’oubliez pas de les remplir régulièrement !

Vous pouvez aussi équiper aussi vos équipes de masques en tissu réutilisables et lavables : 10 masques en tissu pour chacun.e pour les 5 jours de la semaine. Il est en effet recommandé de changer de masque toutes les 4 heures ! Pour celles et ceux qui sont obligé.es de prendre les transports en commun, cela sera particulièrement apprécié !

4) Rassurez vos équipes  

Toutes les mesures de précaution sont bonnes à prendre, mais il ne faut surtout pas oublier de communiquer avec vos équipes. Dans cette période compliquée, vous n’en ferez jamais trop pour rassurer vos équipes, expliquer les mesures que vous avez prises et leur montrer que leur sécurité est votre priorité. 

La communication interne est primordiale dans ce contexte de pandémie, il faut donc afficher et transmettre les bonnes pratiques sanitaires (affiches, mails, newsletters…). 

Un message de votre direction s’exprimant sur la vision et la stratégie de l’entreprise sera aussi très appréciée pour donner de la transparence aux équipes. Vous pouvez également mettre en place des formations sur les mesures préventives et les risques, et encore plus pour les fonctions à risque !

Faites aussi participer vos équipes via des ateliers en ligne de brainstorming pour avoir leurs ressentis, leurs craintes et leurs propositions. Le plus important est de rester tolérant.e et à l’écoute de son équipe pour avancer en toute sérénité vers la post-pandémie ! 

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